Текст: Сергей Горшенин
Опубликовано: "Консультант" №23'2009
В этой части статьи мы рассмотрим на конкретных примерах, в каком виде можно представлять и защищать ИТ бюджет.
Он может быть сформирован различными способами. К примеру, еще пять лет тому назад я составлял только месячный финансовый план с разбивкой по неделям в виде следующей таблицы:
Таблица 1. Месячный бюджет.
| 1-я неделя | |||
| Наименование | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Монитор 15” | 5 | 7 000 | 35 000 |
| ИБП | 5 | 2 000 | 10 000 |
| Принтер A4 | 4 | 5 000 | 20 000 |
| ПК | 5 | 15 000 | 75 000 |
| Итого | 140 000 | ||
Это был самый простой вариант, представляющий собой список необходимого оборудования. Позднее в него стали включаться затраты на оплату услуг поставщиков, связь и Интернет. В таком виде документ просуществовал довольно долго, поскольку процесс формирования бюджета в организации не был достаточно развит.
Попытавшись таким образом составить годовой документ, я получил большой объем информации, который содержал много лишнего. Поэтому любые данные необходимо обобщать. Удобно и оптимально представлять их в виде таблицы 2.
Таблица 2. План по расходу денежных средств по ИТ отделу на 2010 год, в тысячах рублей.
| Коды | Показатели плана | План год | 1 кв. | 2 кв. | 3 кв. | 4 кв. |
| С1 | Интернет и услуги связи | 350 | 50 | 100 | 100 | 100 |
| С2 | Ремонт вычислительной техники | 300 | 100 | 100 | 50 | 50 |
| С3 | Расходные материалы для оргтехники | 350 | 100 | 50 | 100 | 100 |
| С4 | Юридические и консалтинговые услуги | 350 | 100 | 100 | 100 | 100 |
| С5 | Представительские и командировочные расходы | 300 | 50 | 100 | 50 | 100 |
| С6 | Услуги по обучению персонала | 400 | 100 | 100 | 100 | 100 |
| С7 | Прочие затраты | 300 | 100 | 50 | 100 | 50 |
| С8 | Информационные технологии (лиценз. сист. ПО) | 300 | 50 | 100 | 50 | 100 |
| С9 | Приобретение оргтехники, затраты на ЛВС | 350 | 100 | 100 | 100 | 50 |
Для примера приведем описание строки затрат Расходные материалы для оргтехники (С3) . Она включает закупку новых картриджей и различных расходных материалов. По результатам нормирования затрат на них исходя из имеющегося парка принтеров, копировальных аппаратов, другой оргтехники и его возможного расширения расходы по данной статье на следующий год должны составить 350 тыс. руб. Расчет произведен по статистическим данным за 2009 год и заявок подразделений на 2010 год.
Как правило, необходимые суммы финансирования определяются на основе:
- имеющихся статистических данных прошлых лет;
- заключенных договоров обслуживания;
- запросов на новое оборудование;
- специальных формул расчета.
Статистика прошлых лет – самый простой из вариантов, но в то же время он требует определенной проработки. Ведь чем больше выборка по глубине просмотра, тем информация более объективная. Для обработки данных можно использовать средства компьютерной автоматизации.
К примеру, программный комплекс автоматизации деятельности ИТ подразделений позволяет получать обобщенные показатели по расходным материалам в таком виде:
Таблица 3. Статистика использования расходных материалов.
| Расходные материалы/подразделение | Количество | ||
| РМ | Стр. | ||
| Canon FX-10 | 1 | 2000 | |
| ОГЭ | 1 | 2000 | |
| Canon EP-22 | 3 | 7500 | |
| ОМТС | 2 | 5000 | |
| Отдел арендных отношений | 1 | 2500 | |
| HP 132 | 1 | 210 | |
| ООТ и ТБ | 1 | 210 | |
| PC-72RF | 1 | 144 | |
| Управление недвижимостью | 1 | 144 | |
| RICON TONER 2210D | 1 | 0 | |
| Канцелярия | 1 | 0 | |
| Samsumg SCX4200 | 1 | 2500 | |
| 1-й цех | 1 | 2500 | |
| ИТОГО | 8 | 12354 | |
Целесообразно планировать расходы на основании заключенных договоров обслуживания, особенно когда они подписываются на весь бюджетный период, заранее оговариваются суммы платежей и возможные повышения цен. Если есть хорошая статистика по стоимости закупленного оборудования, то по этим данным можно проводить оценку затрат. Данный метод позволяет определить расходы на среднестатистическую позицию. К примеру, средняя стоимость картриджа составляет 4000 руб.
В следующей части статьи мы поговорим об остальных способах расчета сумм финансирования.