Опубликовано: "Консультант" №7'2010
Текст: Алексей Еремяшев

Часть 1   Часть 2

Новые подходы и стандарты работы с информацией

Из сказанного выше становится вполне очевидно, что BI-системы – это не просто инструмент для создания используемых на предприятии отчетов из разных источников данных. BI-продукты определяют собой новые подходы и стандарты работы с информацией для управления предприятием.

Как при внедрении систем класса ERP требуется изменение бизнес-процессов, так и при внедрении продуктов класса BI необходимы определенные изменения управления предприятием и использования информации.

Большую сложность по сравнению с формированием отчетности вызывает автоматизация процесса «Бюджетное управление». Данный инструмент, несмотря на свою популярность, обладает слабой структурированностью «знаний», устоявшейся терминологией и связанностью с другими процессами управления. Одни компании применяют бюджетное управление для повышения степени контроля и усиления контролирующих функций на верхнем уровне, другие, напротив, для делегирования полномочий и разграничений зон ответственности. Это приводит к принципиальным различиям в понимании роли центров финансовой ответственности и, как следствие, всего процесса управления.

В целом процесс бюджетного планирования можно разделить на три этапа:
– построение методологии; – адаптация методологии и методологическая поддержка процесса автоматизации;
– реализация, настройка, постановка «Бюджетного управления».

Как правило, первый этап реализуется представителями бизнес-консалтинга, а второй и третий – IT-специалистами на базе выбранной BI-платформы. Непосредственно в ходе внедрения появляются задачи. связанные с адаптацией и проработкой методологии под выбранный программный продукт. Изменения касаются буквально всего. Происходит кардинальное изменение регламента планирования, который теперь должен учитывать процессы, протекающие в BI-системе. В соответствии с объектной моделью продукта появляются новые справочники. И если используется довольно сложная бюджетная модель, в геометрической прогрессии возникает набор рутинной работы связанный со всевозможными проекциями, расчетами и трансформациями.

Довольно часто возникают ситуации, когда при внедрении предложенной методологии IT-специалисты наталкиваются на ограничения BI-системы. Например, клиент просит добавить в структуру согласования еще одно лицо, но при этом не удается выделить непересекающуюся зону ответственности. С точки зрения регламента внести данное изменение не представляет сложности. Но для ряда программных продуктов это может вызывать конфликт в полномочиях. С одной стороны, это ограниченность системы, с другой – повод взглянуть на проблему шире. Возможно, составлена некорректная финансовая структура или, что еще хуже, в компании присутствуют прецеденты самоделегирования. В итоге из-за нарушения в зонах ответственности теряется управляемость процессом.

Еще одним моментом, требующим отдельного внимания, является связь с учетной системой. Как правило, при проектировании не учитываются особенности ведения и автоматизации систем учетной деятельности. Основное внимание уделяется текущим вопросам, тогда как задачу интеграции оставляют на последующие этапы. К сожалению, такое легкомыслие может привести к потере сопоставимости плановых и фактических данных, а «Бюджетное управление» превратится из инструмента управления в рутинную работу по обоснованию расхождений план – факт.

С самого начала внедрения проекта необходимо отслеживать симметричность принципов составления плана и формирования фактических данных, соотносить их как с учетной политикой, так и особенностями ведения учета программными продуктами, автоматизирующими данные функции. В дополнение к соблюдению симметрии возможна реализация полного бюджетного цикла с обратной связью в части «активного контроля наличия» по учету фактических операций (платежей). Данный функционал позволяет обеспечить оперативный контроль операций, происходящих в ERP-системе, на основе данных BI.

Часть 4

Заказать звонок

Пожалуйста, оставьте свои контакты