Текст: Сергей Горшенин
Опубликовано: "Консультант" №23'2009
В последнее время ИТ департамент становится все более значимым и ресурсоемким структурным подразделением компании. Поэтому логично было бы, чтобы его директор стал не только полноправным, но и весьма активным участником процесса бюджетного планирования. Понимание руководителем принципов формирования ИТ бюджета и управления им становится важным фактором успешной работы всего отдела. Немаловажной является и эффективность исполнения ИТ бюджета, оцениваемая по качеству выполнения обоснованных требований и заявок основных подразделений фирмы.
При составлении ИТ бюджета стоит не забывать о том, что представленные в нем цифры должны быть понятны финансистам и руководству. Достигается это как за счет соответствия формата ИТ бюджета общим требованиям бюджетного планирования, принятым в компании, так и определения экономической эффективности того или иного проекта. Очевидно, что ИТ бюджет должен быть сбалансированным.
Операционные расходы необходимо планировать с учетом постатейных затрат предыдущих периодов, капитальные – с учетом предполагаемых вложений в новые услуги и модификацию ресурсов на существенные изменения действующих. В доходной части следует предусмотреть плановые поступления от предоставления всех ИТ услуг. Формируя бюджет, необходимо в рамках имеющихся финансовых возможностей обеспечить реализацию одной из главных задач – привести в соответствие планируемые расходы с планами работы ИТ подразделения и основного бизнеса.
Сформулируем главные принципы, которыми следует руководствоваться при подготовке и формировании основного финансового документа отдела информационных технологий:
- интересы топ-менеджмента в отношении ИТ должны быть ясны и понятны;
- определена зона ответственности: что непосредственно является объектом управления ИТ-подразделения;
- сформулированы потребности (ожидания, требования) подразделений компании на планируемый бюджетный год и выстроены их приоритеты;
- структура финансового документа ИТ отдела должна соответствовать требованиям общекорпоративного бюджета;
- по планируемым проектам должен быть оценен их экономический эффект.
Структурирование и планирование
Рассмотрим структуру расходов ИТ бюджета. Он должен состоять из двух частей – операционной и инвестиционной. В первой из них затраты планируются на необходимые нужды и связаны непосредственно с текущей деятельностью компании. Инвестиционные расходы направлены на перспективное развитие и, по сути, должны отражать зависимость между вложениями и полученным экономическим эффектом.
Операционная часть формируется с учетом объемов и качества уже предоставляемых услуг и может содержать затраты на следующие статьи:
- услуги связи;
- текущее обслуживание и ремонт;
- закупка оборудования, предназначенного для ремонта;
- расходные материалы;
- информационное обеспечение;
- услуги сторонних организаций;
- командировочные расходы;
- обучение персонала отдела информационных технологий;
- оплата труда сотрудников ИТ подразделения;
- прочие затраты, связанные с текущей деятельностью.
Инвестиционная составляющая определяет плановые вложения в новые услуги и модификацию имеющихся ресурсов. Оптимально на каждый проект делать отдельный расчет, который является составной частью общего бюджета развития. В инвестиционные, как правило, включают затраты на следующие статьи:
- программное обеспечение (по видам);
- разработка специализированного программного обеспечения;
- построение сегментов локальных сетей;
- сетевое, компьютерное и офисное оборудование;
- телекоммуникационные комплексы;
- заблокировать сайт;
- вспомогательные технические средства и т.д.
Можно также составлять ИТ бюджет по объектам финансирования. Ими могут быть как подразделения фирмы, так и отдельные проекты и направления деятельности. Все это необходимо включать в общую пояснительную записку, содержащую все расчеты и описания для каждой строки.
Прежде чем приступать непосредственно к определению параметров бюджета, необходимо его планирование, основными положениями которого являются:
- план оснащения (график приобретения ПК, всегда имейте резерв!);
- обоснование бюджета (пояснительная записка) с поправочными коэффициентами, учитывающими увеличение (снижение) стоимости оборудования, расходных материалов, услуг на планируемый период;
- проведение тендеров на закупку средств ИТ для анализа предложений и определения оптимального сочетания цены, функциональности и качества;
- разбивка годового бюджета на квартальные и месячные.
В следующей части статьи мы рассмотрим практические примеры составления ИТ бюджета